Die "Do's & Don'ts" im Betrieb von CIRS
Voraussetzungen für den Betrieb von CIRS
Um CIRS erfolgreich zu betreiben, sollten folgende Bedingungen erfüllt sein bzw. im Betrieb von CIRS unbedingt beachtet werden:
- Anonymität: Grundsätzlich empfehle ich zumindest initial Anonymität. Wenn CIRS bei Ihnen bereits schon länger funktioniert, kann man auch eine Option zur identifizierenden Meldung auf freiwilliger Basis anbieten.
- Vertraulichkeit: Die Informationen in CIRS müssen vertraulich behandelt werden. Auch wenn die Informationen anonymisiert sind, betreffen diese Meldungen ja einen hoch sensiblen Bereich.
- Sanktionsfreiheit: Hier empfehle ich, eine sog. „No-blame Policy“ zu erstellen. In einer solchen „Policy“ geht es darum, im Sinne einer „Just-Culture“ Sanktionsfreiheit zuzusichern, sofern es sich nicht um fahrlässige oder vorsätzliche Handlungen dreht.
- Freiwilligkeit: Die Meldungen in CIRS müssen freiwillig sein. Es gibt zwar auch „Meldepflicht“ wie z.B. in den Vigilanz-Systemen in der Schweiz (Materio-Vigilanz, Pharma-Vigilanz etc.). Das grenzt sich jedoch ganz klar von der Grundidee von CIRS ab.
- Benutzerfreundlichkeit: Niemand wird nach einem anstrengenden Arbeitstag (oder während) noch eine Meldung machen, wenn die Meldung aufwändig ist.
- Feedback: Wenn ihre Mitarbeiter:innen nach einer Meldung nicht innerhalb nützlicher Frist eine Rückmeldung zu diesem Fall bekommen, wird über kurz oder lang die Motivation für weitere Meldungen leiden.
Empfehlungen für die Administratoren von CIRS
Für einen optimalen Betrieb empfehle ich Ihnen u.a.:
- Regeln: Es lohnt sich, klare Regeln für den Betrieb von CIRS in Ihrer Institution zu formulieren. Welche Fällen sollen typischerweise gemeldet werden, was sind eher keine CIRS-Fälle etc.
- Schulung: Neue Mitarbeiter:innen müssen in der Benutzung zwingend geschult werden.
- Abgrenzung: Vermeiden Sie, Fälle mit potentiell Haftungs-relevantem Schaden in Ihrer CIRS-Datenbank zu speichern. So können Sie juristische Probleme minimieren.
- Anonymisierung: Meldende achten sich nicht immer darauf, den Fall sauber zu anonymisieren. Bevor Sie Fälle in Ihrem System zur Ansicht frei schalten tun Sie das bitte (Personen, Orte, Zeiten etc.)
- „Melde-Kultur“: Unterbinden Sie jede Form von Denunziation oder Beschuldigungen in einer Meldung.
- Muster identifizieren: Versuchen Sie Fälle mit einem ähnlichen Ursachen-Muster zu identifizieren und setzen Sie hier mit Ihren Verbesserungen an.
- Massnahmen: Dokumentieren und kommunizieren Sie Ihre getroffenen Massnahmen.
Was Sie im Betrieb von CIRS unterlassen sollten
Versuchen Sie, folgende Dinge zu vermeiden:
- Blaming: Wenn Sie eine:n Mitarbeiter:in nach einer Meldung blossstellen wird Ihre Melde-Motivation sehr schnell auf Null sinken.
- Sanktionierung: Gleiches gilt für Sanktionen bei gemeldeten Fällen, die nicht vorsätzlich oder fahrlässig passiert sind.
- Melde-Statistiken: In einem freiwilligen Meldesystem macht es keinen Sinn, die Anzahl eingegangener Meldungen mit dem Risiko-Potential der Abteilung in Relation zu setzen.
Sollten Sie Unterstützung bei der Konzeption oder dem Betrieb von CIRS bei Ihnen haben, oder wenn Sie Hilfe bei der Erstellung einer „No-blame Policy“ brauchen, kontaktieren Sie mich bitte auf meiner Seite: Simply Safe.
